Evidencia 14

Describir la estrategia que se seguirá en su establecimiento para la atención de eventos especiales.

Planificación y organización del evento: se deben definir los objetivos de lo que se quiere lograr con el evento. Y ponerle un nombre al evento, con que las personas se identifiquen. Todo lo concerniente con el contrato que tendrá la empresa, negocio u organización a la hora de programar el evento.

En el contrato se pueden dar términos donde quien quiera realizar el evento debe seguir al pie de la letra.

-El género o tipo de evento: según las necesidades del cliente, se toman en cuanto a gustos y presupuesto.

 -La  duración o un plazo para el servicio o evento establecido, donde se debe de dar la duración del evento.

-Las obligaciones: el lugar del evento se deberá tener en perfectas condiciones, y se cumplirán los trabajos y obligaciones con el servicio correcto.

-Supervisión: se debe supervisar la ejecución de los servicios.

-Programa: son los aspectos o las actividades a realizarse durante el servicio o evento

-Personal: las personas que estarán participando a la hora de brindar los servicios a los clientes

-Se debe tomar en cuenta puntos en cuanto a los gustos de los participantes del evento junto con el establecimiento, las personas fumadoras se les deberá tener un área para eso. Si se alquilan equipos tener contrato con el prestador.

Coordinación del evento: se debe tener un grupo o una persona encargada de la supervisión y del desarrollo del evento. Donde supervise las labores se realicen correctamente. Estas personas estarán contribuyendo a que el evento se realice exitosamente. Se pueden hablar temas en cuanto a las normas que se deberán seguir para la realización del evento que afecten el establecimiento y a los participantes, plantear una metodología, así como un protocolo del personal ante los participantes del evento

Se pueden ver aspectos de trasporte si es necesario, alimentación, alojamiento, entre otros servicios como servicios médicos ante una eventualidad durante el evento. Se debe tener en cuenta que la fecha del evento no este libre de cualquier otra actividad, coordinar las horas relativas al evento, y programar las actividades con antelación, teniendo en cuenta el número de personas al que ira dirigido el evento (participantes, acompañantes, invitados especiales).

El sitio donde se quiere realizar el evento debe contar con una capacidad generosa de espacio, la comodidad de las personas teniendo sillas y mesas confortables y en buen estado, iluminación correcta y que cubra el espacio en general, los equipos necesarios sean micrófonos, parlantes, y depende del evento que se quiera realizar tener los utensilios necesarios, vestuario entre muchas otras cosas. Teniendo en cuenta que el lugar sea de fácil acceso y de ubicación rápida.

Elabora un cronograma, con cada una de las actividades a realizarse y la duración de cada una

Ejecución y dirección: se debe montar mesas o sillas así como del equipo necesario para la realización del evento. Se debe de recibir a los participantes de una manera cordial, y realizan las actividades según el cronograma planeado.se mantiene la supervisión ante una eventualidad tanto de servicios como de personal   Se les agradece a los participantes Y se despide a los participantes

Evaluación: se debe hacer una recopilación de los aspectos buenos y contratiempos que pudieron pasar durante el evento. Se puede tomar la opinión de los participantes y realizar una comparación entre lo que se programa, la ejecución y el logro final del evento.

Se debe dar un agradecimiento a quienes colaboraron con el evento. Se cancela cualquier obligación y se hace devolución de equipo que se haya pedido prestado